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Datos limpios en el CRM: adiós a duplicados y campos vacíos
Un CRM con datos sucios es peor que no tener CRM: los informes mienten, los correos llegan dos veces al mismo cliente y el equipo deja de fiarse. La buena noticia es que mantenerlo limpio es más cuestión de normas que de herramienta.
De dónde vienen los datos sucios
Listas antes que texto libre
Si un dato se puede elegir de una lista, que sea una lista: país, sector, origen, tipo de cliente. Con texto libre acabarás con decenas de variantes del mismo valor y será imposible filtrar o hacer un informe fiable.
Auditamos 138 formularios repartidos entre su web y sus campañas. Solo la propiedad «país» tenía 256 variantes distintas. La dejamos en una sola lista y limpiamos más de 60.000 contactos.
Cómo evitar duplicados
Normas sencillas para el equipo
Una página con cuatro o cinco reglas basta: cómo se escriben los nombres de empresa, qué campos son obligatorios al crear un contacto, quién puede importar datos y qué se hace con un duplicado. Las normas que caben en una página se cumplen; las de veinte páginas, no.
Limpiar una vez no sirve si los datos siguen entrando sucios. Primero se arregla la entrada, después se limpia lo que hay.
Alex Escobosa
Una revisión al mes
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Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar contactos antiguos?
Sí, pero con criterio y respetando el RGPD. Antes de borrar, exporta una copia y comprueba que no tienen negocios o actividad que necesites conservar.
¿Cada cuánto hay que limpiar?
Una limpieza a fondo una vez y, después, una revisión mensual corta. Si cada mes hay mucho que limpiar, el problema está en cómo entran los datos.
¿Lo hace el CRM solo?
En parte. HubSpot, por ejemplo, detecta posibles duplicados y te los propone, pero decidir qué se fusiona y fijar las normas sigue siendo trabajo del equipo.
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Revisamos tus datos y te digo por dónde empezar a limpiar. Mira cómo lo hicimos con más de 60.000 contactos en el caso de AAF International.
